Datenschutzerklärung für Teamdock

Bei der Erstellung und Verwaltung eines Benutzerkontos können verarbeitet werden:

E-Mail-Adresse Benutzer-ID Authentifizierungs- und Sitzungsdaten Zeitpunkt der Registrierung und letzter Anmeldung Benutzername oder Anzeigename Status des Benutzerkontos Passwörter werden nicht im Klartext durch Teamdock gespeichert. Die Authentifizierung erfolgt über den eingesetzten Authentifizierungsdienst.

Die zuständige Administration stellt die persönlichen Konten bereit und ordnet sie der Organisation und ihren Gruppen zu. Sie kann die hierfür erforderlichen Konto- und Beschäftigtenangaben übermitteln. Die betroffene Person erhält ihre Zugangsinformationen über die Organisation. Sicherheits- und Wiederherstellungsdaten sind unter Ziffer 3.16 beschrieben.

Nutzer können freiwillig weitere Angaben hinterlegen, insbesondere:

Profilbild Vor- und Nachname oder Anzeigename berufliche Funktion Abteilung oder organisatorische Zuordnung weitere freiwillig eingetragene Profilinformationen Welche Angaben verpflichtend sind, wird bei der jeweiligen Eingabe angezeigt.

Bei der Nutzung von Gruppen können insbesondere verarbeitet werden:

Gruppenzugehörigkeiten Gruppenrollen und Berechtigungen Zuordnungen durch die zuständige Administration Administrationsrechte Datum des Beitritts oder Austritts organisatorische Zuordnungen Gruppeninhalte sind grundsätzlich nur für berechtigte Mitglieder der jeweiligen Gruppe sichtbar.

Wenn Nutzer Teamdock aktiv verwenden, können insbesondere folgende Inhalte verarbeitet werden:

Beiträge auf der Social Wall Kommentare und Reaktionen Fotos und andere hochgeladene Dateien Aufgaben und Aufgabenstatus Dokumente und Dokumenteninformationen organisatorische Mitteilungen Urlaubsanträge und Dienstplanwünsche Stundenmeldungen und vergleichbare organisatorische Angaben Chat- und Gruppennachrichten Team-Infos und gruppenbezogene Einträge Nutzer sollten nur solche personenbezogenen Daten einstellen, deren Verarbeitung für den jeweiligen Zweck erforderlich und zulässig ist.

Das aktuelle Angebot wird mit der jeweiligen Organisation vereinbart. Mitarbeitende erhalten ihren Zugang über diese Organisation und schließen dafür kein eigenes In-App-Abonnement ab. Zur Vertragsverwaltung können insbesondere verarbeitet werden:

Organisationsname, Anschrift und verantwortliche Ansprechpersonen geschäftliche Kontakt- und Rechnungsdaten Vertragskennung, vereinbarter Leistungsumfang und Anzahl der Mitarbeiterzugänge Preis, Vertragsbeginn, Laufzeit und vereinbarte kostenlose Nutzungszeiträume Rechnungs-, Zahlungs- und Freischaltungsstatus

Soweit noch Daten aus früheren App-Store-Abonnements verarbeitet werden müssen, können zu deren Abwicklung insbesondere Produkt-, Transaktions- und Statusinformationen vorliegen. Der Wechsel des aktuellen Angebots beendet bestehende Verträge oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht automatisch. Vollständige Zahlungsdaten früherer App-Store-Käufe werden durch den jeweiligen Zahlungs- oder Plattformanbieter verarbeitet.

Wenn Nutzer Push-Benachrichtigungen erlauben, können verarbeitet werden:

Push-Token des Geräts Betriebssystem und Geräteplattform Benutzer-ID Benachrichtigungseinstellungen Informationen über die Art der zuzustellenden Benachrichtigung Push-Benachrichtigungen können beispielsweise bei neuen Nachrichten, Beiträgen, Kommentaren, Aufgaben oder organisatorischen Änderungen versendet werden.

Die Berechtigung für Push-Benachrichtigungen kann jederzeit in den Einstellungen des jeweiligen Endgeräts widerrufen werden.

Beim Betrieb von Teamdock können automatisch technische Daten verarbeitet werden, insbesondere:

Betriebssystem und Betriebssystemversion App-Version Geräteplattform und Gerätemodell IP-Adresse Zeitpunkt und Art von Serveranfragen Fehler- und Sicherheitsprotokolle Anmelde- und Sitzungsinformationen Informationen über fehlgeschlagene Zugriffsversuche Diese Daten werden zur Bereitstellung, Stabilität, Fehlerbehebung und Sicherheit der App verarbeitet.

Wenn Nutzer Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir die dabei übermittelten Daten, insbesondere:

Name E-Mail-Adresse Inhalt der Anfrage gegebenenfalls übermittelte Screenshots oder Anhänge Zeitpunkt und Verlauf der Kommunikation Supportanfragen werden in der Regel innerhalb von 24 Stunden bearbeitet.

Bei Nutzung dieser Funktionen werden je nach Einrichtung der Gruppe insbesondere folgende Angaben verarbeitet:

Dienstzuordnungen zu Mitarbeitern, Dienstkürzel, Datum, Beginn, Ende und Pausen Dienstarten, Rufbereitschaften und tatsächliche Einsätze mit Beginn und Ende geplante und erfasste Arbeitszeiten, zusätzliche Überstunden, Korrekturen, Notizen und Bearbeitungsstatus Arbeitszeitvereinbarungen, Beschäftigungsumfang und für die Berechnung hinterlegte Regeln Zuschlagsregeln, Bereitschaftsstufen, Vergütungsanteile und Rufdienstpauschalen Personalnummern und Zuordnungen zu Lohnarten für einen eingerichteten DATEV-Export berechnete Stunden, Zuschläge und Pauschalen sowie zugehörige Profilversionen und Exportnachweise

Diese Daten dienen der Dienstplanung, der Prüfung und Dokumentation von Arbeitszeit sowie der Erstellung von Lohnnachweisen und Exportdateien. Lohnnachweise berücksichtigen geplante Dienste. Nachgetragene Ist-Zeiten und Korrekturen ersetzen die zugeordneten Planzeiten bereits vor einer Genehmigung; ausschließlich zusätzlich gemeldete Überstunden ergänzen sie. Der Bearbeitungsstatus bleibt dabei erhalten.

Bei Nutzung der Urlaubsberechnung werden hinterlegte Jahresurlaubstage, individuelle Mitarbeiterzuordnungen und Beschäftigungsanteile sowie anrechenbare Nachtstunden und daraus berechnete Zusatzurlaubstage verarbeitet. Gruppenadministratoren richten Zeitfenster, Schwellen, Höchstgrenzen und das maßgebliche Kalenderjahr manuell ein. Die Nachtstundenberechnung verwendet genehmigte Ist-Zeiten entsprechend diesen Einstellungen.

Für einen gezielten Diensttausch werden Gruppe, anfragende und angefragte Person, Dienstplandatum, Zuordnung zu den betroffenen Diensten, eine eingegebene Notiz sowie Status, Zeitpunkte und Entscheidungen der Beteiligten beziehungsweise der prüfenden Gruppenadministration verarbeitet. Diese Angaben dienen der Abstimmung, Prüfung und nachvollziehbaren Umsetzung eines Tauschs am selben Tag. Erst nach Annahme durch die angefragte Person und Genehmigung durch einen Gruppenadministrator werden die Dienste im Dienstplan getauscht.

Die beteiligten Mitglieder sehen Datum, beteiligte Personen, Notiz und Status der Anfrage. Fremde Dienstkürzel und Dienstzeiten werden ihnen über die Tauschanfrage nicht bereitgestellt. Berechtigte Gruppenadministratoren können die für ihre Entscheidung erforderlichen Dienstdetails im Teamdienstplan einsehen. Notizen sollen sich auf die organisatorische Absprache beschränken und keine Patientendaten oder medizinischen Angaben enthalten.

Wenn Sie eine Frage an die KI-Hilfe senden, verarbeitet Teamdock Ihre Eingabe, den zugehörigen Gesprächsverlauf und den für Ihre Berechtigungen freigegebenen Kontext. Dazu können der ausgewählte Bereich, Zeitraum, Einrichtungsstatus sowie Kennzahlen zu Dienstplan, Arbeitszeit, Stundenkonto und Urlaub gehören. Die KI-Hilfe dient der Erklärung von Funktionen und der Unterstützung bei Fragen zur Einrichtung und zu Berechnungen.

Vor der Übermittlung an OpenAI werden erkannte Namen, Personalnummern, interne Kennungen und Gruppenbezeichnungen durch zufällige Kennungen oder neutrale Angaben ersetzt. Filter entfernen außerdem erkannte E-Mail-Adressen, Links, Zugangsschlüssel und bestimmte Gesundheits- oder Patientenangaben. Übermittelt werden die so bereinigte Frage, bis zu zwölf bereinigte Verlaufseinträge, ausgewählte Hilfeartikel und erforderliche Kontextwerte. Es erfolgt kein pauschaler Zugriff auf sämtliche Nachrichten, Dokumente oder Gruppeninhalte.

Freitextfilter können unbekannte Namen, ungewöhnliche Schreibweisen oder indirekte Personenbezüge übersehen. Geben Sie deshalb keine Patientendaten, Diagnosen, Passwörter, Zugangsschlüssel oder unnötigen Angaben über sich oder andere Personen ein. Die ursprüngliche Eingabe wird innerhalb von Teamdock für den persönlichen Gesprächsverlauf verarbeitet; die Bereinigung betrifft die Übermittlung an den KI-Anbieter.

Bei einer von Ihnen gestarteten Analyse wird die ausgewählte Excel-Datei oder PDF zunächst in einem privaten Speicherbereich von Teamdock verarbeitet. Im Backend werden Namen, Personalnummern und Dienstkürzel durch zufällige Kennungen ersetzt. OpenAI erhält den ausgewählten Monat und die bereinigte Tabellenstruktur mit Positionen, Tageszahlen und Kennungen. Die Originaldatei, Seitenbilder, Dateinamen, Blattnamen und persönliche Bemerkungen werden dabei nicht an OpenAI übermittelt. Scan-PDFs ohne auslesbaren Text werden abgewiesen.

Die Zuordnung der Kennungen zu den Originalwerten erfolgt im Teamdock-Backend. Das Ergebnis wird als bearbeitbarer Importentwurf angezeigt. Erst die ausdrückliche Bestätigung eines berechtigten Nutzers übernimmt die geprüften Zuordnungen in den Dienstplan. Bestätigte Mitarbeiterzuordnungen können innerhalb der Gruppe für spätere Importe gespeichert werden; sie dienen der Zuordnung in Teamdock und werden nicht als Namensliste an OpenAI übermittelt.

Für einen angeforderten Planungsvorschlag werden ausgewählte Mitarbeiter und Dienste durch zufällige Kennungen ersetzt. OpenAI erhält die für die Planung erforderlichen Angaben, insbesondere Datum, Dienstintervalle, anrechenbare Minuten, Soll- und bereits geplante Minuten, verfügbare Tage, zulässige Dienstzuordnungen, Diensthäufigkeiten, vorhandene Zeitbelegungen und Besetzungsbedarf.

Namen, Personalnummern, interne Benutzer- und Gruppenkennungen, Dienstbezeichnungen, persönliche Freitexte und Gründe für Krankheit oder Abwesenheit gehören nicht zu diesem Planungsdatensatz. Die Zuordnung zum Team bleibt im Backend. Vorschläge werden auf Konflikte geprüft und erst nach ausdrücklicher Bestätigung durch einen berechtigten Nutzer übernommen. Die KI-Hilfe selbst ändert keine Dienstpläne, Konten oder Berechtigungen.

Die beschriebenen Schutzmaßnahmen verringern die an den KI-Anbieter übermittelten Daten. Sie bedeuten keine vollständige Anonymisierung: Bereinigte Fragen, Arbeitszeitmuster und andere Kontextwerte können weiterhin einen Personenbezug aufweisen. Eine Aussage, dass bei der Nutzung der KI-Funktionen keinerlei Nutzerdaten an einen externen Anbieter gelangen, trifft daher nicht zu. Für diese Verarbeitungen gelten ebenfalls die nachfolgenden Angaben zu Rechtsgrundlagen, Empfängern, Speicherfristen und Betroffenenrechten.

Für Anmeldung, Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA), optionale Passkeys und Gerätefreigaben verarbeitet Teamdock insbesondere Benutzer- und Sitzungskennungen, öffentliche Passkey-Schlüssel und deren Kennungen, registrierte Geräte und Plattformen, Bestätigungszeitpunkte, Vertrauens- und Sperrstatus sowie Sicherheitsnachweise. E-Mail-Bestätigungscodes werden an die hinterlegte Kontoadresse übermittelt. Desktop-Anmeldungen können über ein vertrauenswürdiges Smartphone bestätigt werden.

Bei Fingerabdruck oder Gesichtserkennung erfolgt die Prüfung durch das Betriebssystem beziehungsweise den verwendeten Authentifikator. Teamdock erhält das Ergebnis der Prüfung, keine Fingerabdruckbilder oder Gesichtsvorlagen. Die Passkey-Anmeldung und das lokale Entsperren verschlüsselter Inhalte sind getrennte Funktionen.

Für die Wiederherstellung verarbeitet Teamdock Kennungen und öffentliche Schlüssel des persönlichen Recovery-Dokuments, verschlüsselte Sicherungen des Kontoschlüssels, Versions- und Statusinformationen sowie Nachweise über die Ausstellung, Verwendung und Sperrung. Das persönliche Recovery-PDF enthält geheimes Schlüsselmaterial. Es muss sicher und getrennt von den Zugangsdaten aufbewahrt werden.

In E2EE-freigeschalteten Gruppen und Bereichen werden Inhalte und Anhänge von Team-Infos, Messenger und Dokumenten auf dem Endgerät verschlüsselt. Der Server speichert hierfür verschlüsselte Inhalte, verschlüsselte Schlüsselumschläge und die zum Betrieb erforderlichen Metadaten. Dazu gehören je nach Funktion Benutzer-, Gruppen-, Gesprächs- und Dateikennungen, Zeitpunkte, Dateigrößen, Mitgliedschaften, Zustell- und Lesestatus sowie Schlüsselversionen.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erfasst diese geschützten Inhalte und Anhänge. Kontodaten, organisatorische Daten, technische Metadaten und Bereiche wie Dienstplanung, Zeiterfassung oder Social Wall werden für ihre jeweiligen Funktionen durch das Backend verarbeitet. Die Freischaltung der E2EE kann gruppen- und bereichsweise erfolgen; bereits bestehende Inhalte gelten erst nach ihrer tatsächlichen Umstellung als Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

Die Verarbeitung von Registrierungsdaten, Profildaten, Gruppenmitgliedschaften und nutzergenerierten Inhalten erfolgt zur Bereitstellung der vereinbarten App-Funktionen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Enterprise-Vertrags- und Abrechnungsdaten werden verarbeitet, um Angebote und Verträge zu verwalten, die vereinbarten Zugänge bereitzustellen, Rechnungen zu bearbeiten und vereinbarte kostenlose Nutzungszeiträume zu berücksichtigen. Daten früherer Abonnements werden nur im Rahmen ihrer noch erforderlichen Abwicklung und Aufbewahrung verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Push-Benachrichtigungen werden auf Grundlage der freiwillig erteilten Geräteberechtigung beziehungsweise Einwilligung verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung kann jederzeit über die Geräteeinstellungen widerrufen werden.

Technische Protokolle und Sicherheitsinformationen werden verarbeitet, um:

unberechtigte Zugriffe zu erkennen, Missbrauch zu verhindern, technische Fehler zu beheben, die Sicherheit und Stabilität der App zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und störungsfreien Betrieb von Teamdock.

Supportanfragen werden verarbeitet, um die jeweilige Anfrage zu beantworten und technische oder vertragliche Probleme zu lösen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage ein bestehendes oder angebahntes Vertragsverhältnis betrifft. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit wir gesetzlich zur Verarbeitung oder Aufbewahrung bestimmter Daten verpflichtet sind, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die unter Ziffern 3.12 bis 3.14 beschriebenen Daten werden zur Bearbeitung der angeforderten Frage, zum Erkennen eines Dienstplans oder zum Erstellen eines Planungsvorschlags verarbeitet. Soweit dies für die mit Ihnen vereinbarte Leistung erforderlich ist, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei der Verarbeitung von Beschäftigten- oder Organisationsdaten im Auftrag einer Einrichtung bestimmt diese als Verantwortliche die anwendbare Rechtsgrundlage und informiert die betroffenen Personen. Der Aufruf einer KI-Funktion oder die Zustimmung zu Nutzungsbedingungen ersetzt keine erforderliche Rechtsgrundlage für Daten anderer Personen. Die Nutzung der KI-Hilfe, Importanalyse oder KI-Planung wird jeweils durch einen Nutzer ausgelöst; das bloße Lesen dieser Erklärung löst keine KI-Anfrage aus.

Teamdock nutzt Supabase insbesondere für:

Authentifizierung Datenbank Dateispeicherung serverseitige Funktionen Echtzeitaktualisierungen Dabei können unter anderem Konto-, Profil-, Gruppen-, Inhalts-, Datei- und technische Verbindungsdaten verarbeitet werden.

Das Teamdock-Projekt wird in der Region Irland (EU) betrieben.

Mit dem Anbieter besteht beziehungsweise wird eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

Für die Verwaltung früherer App-Store-Abonnements wurde RevenueCat eingesetzt. Soweit deren Abwicklung oder fortbestehende technische Anbindungen eine Verarbeitung erfordern, können dort weiterhin die zugehörigen Bestandsdaten verarbeitet werden. Das aktuelle Enterprise-Angebot wird mit der Organisation vereinbart.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

interne App-Benutzer-ID Produktkennung Kauf- und Abonnementstatus Verlängerungs- und Ablaufdaten Store- und Transaktionsinformationen RevenueCat erhält grundsätzlich keine vollständigen Zahlungsdaten wie Kreditkartennummern.

Für App-Downloads, Push-Benachrichtigungen und gegebenenfalls die Abwicklung früherer App-Store-Käufe können Daten durch folgende Plattformanbieter verarbeitet werden:

Apple im Zusammenhang mit dem Apple App Store und Apple Push Notification Service Google im Zusammenhang mit Google Play und Firebase Cloud Messaging Für diese Verarbeitungen gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbedingungen des jeweiligen Plattformanbieters.

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail sowie beim Versand von Anmeldebestätigungen und MFA-Codes werden die erforderlichen Adress-, Nachrichten- und Zustelldaten durch den eingesetzten E-Mail-Dienstleister verarbeitet.

Die Erstellung einer DATEV-Datei führt nicht zu einer automatischen Übermittlung an DATEV, Steuerberater oder andere Empfänger. Berechtigte Nutzer laden die Dateien herunter oder wählen selbst einen Speicherort beziehungsweise einen Empfänger über die Teilen-Funktion. Für die anschließende Weitergabe und Verarbeitung der exportierten Daten ist die jeweils handelnde Person beziehungsweise Organisation verantwortlich.

Teamdock nutzt die OpenAI-API für die unter Ziffern 3.12 bis 3.14 beschriebenen Funktionen. Die Anfragen werden über das Teamdock-Backend gestellt. OpenAI erhält die dort beschriebenen bereinigten Eingaben und Kontextdaten sowie technische Daten der Serveranfrage. Die KI erhält keinen direkten Zugang zu Ihrem Benutzerkonto oder zur Teamdock-Datenbank.

Teamdock deaktiviert die reguläre Speicherung abrufbarer KI-Antworten beim Anbieter. Dies ist keine Zusage vollständiger Speicherfreiheit. Nach den Angaben von OpenAI können Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle einschließlich Anfrage- und Antwortinhalten grundsätzlich bis zu 30 Tage gespeichert werden; gesetzliche Pflichten oder Sicherheitsgründe können längere Fristen erfordern. Modellabhängige technische Zwischenspeicher können hinzukommen. Eine besondere Vereinbarung zur vollständigen Vermeidung der Inhaltsspeicherung wird damit nicht zugesagt.

OpenAI verwendet API-Inhalte nach seinen Anbieterangaben standardmäßig nicht zum Modelltraining, sofern keine ausdrückliche Datenfreigabe vereinbart oder aktiviert wird. Dies ist von der Verarbeitung zur Beantwortung einer Anfrage und von Sicherheitsprotokollen zu unterscheiden. Anbieterinformationen zur API-Datenverarbeitung: https://developers.openai.com/api/docs/guides/your-data

Die öffentliche Teamdock-Website wird über Netlify ausgeliefert. Bei einem Seitenabruf verarbeitet der Hosting-Anbieter die zur Bereitstellung und Absicherung erforderlichen Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, angeforderte Adresse, Zeitpunkt und technische Browserinformationen. Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website und dem Schutz vor technischen Störungen und Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und zuverlässige Betrieb der Website.

Anbieter ist Netlify, Inc. Für die Verarbeitung im Auftrag gelten die entsprechenden vertraglichen Datenschutzvereinbarungen. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung durch das weltweit eingesetzte Auslieferungsnetz wird hier nicht zugesagt; ergänzend gilt Ziffer 8. Anbieterinformationen: https://www.netlify.com/privacy/

Die öffentliche Landingpage lädt die Schriftarten Inter und Manrope über Google Fonts von fonts.googleapis.com und fonts.gstatic.com. Dafür stellt Ihr Browser eine Verbindung zu Google her und übermittelt die für den Abruf erforderlichen technischen Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse und Browserinformationen. Dies dient der Darstellung der Website. Diese Schriftabrufe erfolgen beim Seitenaufruf und sind von der optionalen Google-Ads-Messung nach Ziffer 12.1 getrennt; die Ablehnung optionaler Statistik verhindert diese Abrufe derzeit nicht. Informationen zur Verarbeitung durch Google finden Sie unter https://policies.google.com/privacy.

KI-Gespräche werden innerhalb von Teamdock nutzerbezogen gespeichert. Sie sind für den jeweiligen Nutzer im Rahmen seiner aktuellen Zugriffsrechte abrufbar. Sie können Gespräche über die Verlaufsfunktion löschen. Für die automatische Bereinigung gilt eine Frist von 30 Tagen ab Erstellung des Gesprächs; abgelaufene Gespräche sind nicht mehr abrufbar und werden im nächsten Bereinigungslauf entfernt. Technische Nachweise zur sicheren Wiederholung von Anfragen können bis zu dieser Bereinigung verbleiben.

Originaldateien eines Dienstplanimports werden im Backend nach erfolgreicher Analyse zur unmittelbaren Löschung verarbeitet. Bei Abbruch oder Fehler werden sie nach 24 Stunden im nächsten Bereinigungslauf gelöscht; laufende Analysen und fehlgeschlagene Löschversuche können die tatsächliche Löschung verzögern. Fehlgeschlagene Löschungen werden erneut versucht. Lokale Importkopien erhalten ebenfalls eine Frist von 24 Stunden und werden bei aktiver App oder beim nächsten Öffnen bereinigt. Ihre ursprüngliche Datei außerhalb des App-Speichers bleibt erhalten.

Serverseitige Import- und KI-Planungsentwürfe sind sieben Tage gültig. Danach werden Erkennungs-, Entscheidungs- und Vorschlagsdaten regelmäßig bereinigt. Importmetadaten wie Dateiname, Bearbeitungsstatus und Ergebnis sowie Nachweise einer bereits übernommenen Planung können bestehen bleiben. Bestätigte Mitarbeiterzuordnungen für Folgeimporte, gespeicherte Planungsvorlagen und übernommene Dienstplaneinträge unterliegen den allgemeinen Löschkriterien entsprechend ihrem organisatorischen Zweck.

Lokal gespeicherte Importentwürfe sowie ungesendete KI-Fragen und noch nicht bestätigte Anfragen haben keine automatische Sieben- beziehungsweise 30-Tage-Löschfrist. Sie dienen der Wiederaufnahme und der Vermeidung eines Datenverlusts bei Verbindungsfehlern. Beim erfolgreichen Versand einer KI-Frage wird der zugehörige lokale Entwurf entfernt; bei Abmeldung oder Kontowechsel wird die Bereinigung lokaler KI-Fragen angestoßen. Für lokale Importentwürfe ist durch die Abmeldung keine vollständige Entfernung gewährleistet. Verbleibende lokale Kopien können durch Löschen der App- beziehungsweise Browserdaten entfernt werden.

Die Löschung innerhalb von Teamdock beendet nicht automatisch gesonderte Speicherfristen des KI-Anbieters nach Ziffer 7.6.

Die für den Betrieb notwendigen Technologien werden zu folgenden Zwecken eingesetzt:

Bereitstellung und Funktionalität der App Authentifizierung und Sitzungsverwaltung Synchronisation von Daten Zustellung von Push-Benachrichtigungen Fehleranalyse und Stabilitätsverbesserung Sicherheit und Missbrauchsprävention Eine Nutzung zur Erstellung von Nutzerprofilen für Werbezwecke findet nicht statt.

Aktuell nutzt Teamdock insbesondere:

Firebase Cloud Messaging zur Zustellung von Push-Benachrichtigungen systemnahe Dienste von Apple und Google zur Gerätekommunikation In den nativen Apps werden keine zusätzlichen Marketing-Tracking-SDKs eingesetzt. Die eigene, freiwillige Demo-Statistik ist in Abschnitt 12 beschrieben; die optionale Google-Ads-Messung auf der öffentlichen Website in Abschnitt 12.1.

Soweit diese Technologien für den Betrieb der App technisch erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist (z. B. bei Push-Benachrichtigungen), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Nutzer können den Einsatz dieser Technologien wie folgt beeinflussen:

Deaktivierung von Push-Benachrichtigungen in den Geräteeinstellungen Einschränkung von App-Berechtigungen (z. B. Netzwerkzugriff, Hintergrundaktualisierung) Zurücksetzen von Geräte-IDs über die Systemeinstellungen Löschen lokaler Daten durch Logout, App-Reset oder Deinstallation Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung bestimmter Funktionen die Nutzbarkeit der App einschränken kann.

Auf www.myteamdock.com erlaubt „Cookies akzeptieren“ neben der Demo-Statistik auch die Messung des Erfolgs unserer Google-Anzeigen. „Nur notwendige“ lehnt beide optionalen Verarbeitungen ab. Die Zustimmung im Cookie-Hinweis der Web-Demo allein aktiviert Google Ads nicht. Ihre zusätzliche Auswahl auf der Website wird im Cookie teamdock_ads_consent mit Version und Zeitpunkt für maximal 180 Tage gespeichert.

Das Google-Tag wird erst nach dieser zusätzlichen Zustimmung geladen. Es ordnet Anzeigenklicks einer erfolgreich bestätigten Registrierung zu. Dafür können Anzeigenklick-Kennungen, Cookies, technische Browser- und Verbindungsdaten (einschließlich IP-Adresse), die öffentliche Seitenadresse und ein Registrierungsereignis an Google übertragen werden. Das Ereignis enthält eine zufällige Kennung zur Vermeidung von Doppelzählungen, jedoch keine Teamdock-Nutzer-ID, E-Mail-Adresse, Passwörter, Bestätigungscodes oder Inhalte aus der App. Personalisierte Werbung und die Übermittlung von Kontaktdaten als „erweiterte Conversions“ sind für diese Messung ausgeschaltet.

Google verwendet unter anderem Cookies mit dem Präfix _gcl_ für die Anzeigenzuordnung; nach Angaben von Google haben diese eine Laufzeit von 90 Tagen. Informationen zur Verarbeitung durch Google, möglichen Übermittlungen in andere Länder und Aufbewahrung finden Sie unter https://policies.google.com/privacy und https://policies.google.com/technologies/cookies. Anbieter ist Google; für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited zuständig.

Sie können die Zustimmung auf der Website jederzeit unter „Cookie-Einstellungen“ durch „Nur notwendige“ widerrufen. Weitere Registrierungsereignisse werden dann nicht gesendet und erreichbare _gcl_-Cookies unserer Domain gelöscht. Bereits an Google übermittelte Daten werden dadurch nicht rückwirkend gelöscht. Die Website und Registrierung sind auch ohne diese Zustimmung nutzbar. Die Einwilligung ist freiwillig und unabhängig von der Zustimmung zu Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweisen bei der Kontoerstellung.

Die Inhalte werden mit gesonderten Gruppen- beziehungsweise Gesprächsschlüsseln geschützt. Persönliche Schlüssel und Geräteschlüssel ermöglichen den berechtigten Zugriff auf die zugehörigen verschlüsselten Schlüsselumschläge. Persönliche Recovery-Schlüssel und private Kontoschlüssel werden in der Datenbank nicht im Klartext hinterlegt.

Bei der administrativen Ausstellung und Ersetzung persönlicher Recovery-Dokumente kann die hierfür berechtigte Administration mit dem passenden Admin-Notfallblatt die vorgesehenen Wiederherstellungsschritte auf ihrem Gerät durchführen. Die erforderlichen geheimen Schlüssel werden dabei auf diesem Gerät verarbeitet. Die reguläre Wiederherstellung durch Nutzer erfordert die vorgesehenen Nachweise mit Passwort, MFA und persönlichem Recovery-Dokument. Zugriff auf den öffentlichen Schlüssel oder einen Datenbankeintrag allein genügt hierfür nicht.

Ein ersetztes Recovery-Dokument wird für neue Wiederherstellungsvorgänge widerrufen. Bei gemeldetem Diebstahl sind darüber hinaus die vorgesehenen Geräte- und Schlüsselwechsel erforderlich. Bereits angefertigte Klartextkopien oder vollständig kopiertes Schlüsselmaterial lassen sich durch eine serverseitige Sperrung nicht rückwirkend entfernen.